日常费用报销管理制度

                                                                                                                                             QY-202202-1

1   范围

为了加强研究院的财务管理，合同调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律 、法规和 各项财政政策，结合研究院的实际情况制定本制度。

本制度规定了日常费用报销的范围，报销流程，考核管理规定，本制度适用于研究院发生的所有需要报销的日常费用。

2   职责

财务部门按照研究院对各项费用的有关规定，在预算范围内严格掌握费用开支标准，坚持原则， 节约费用，认真审核各种费用单据，原始单据数字清楚，业务情况反映真实明确，审批流程齐全。 月末编制部门费用汇总表，与预算进行对比分析，控制预算外费用支出。

3   费用报销管理

3.1 差旅费

3.1.1 员工出差办理及核准程序：

1)  出差前须在微信群里报备获得同意，明确出差行程，包括出差日期、出差事由、交 通工具及费用预算，有相关人员归档。

2)  如有需要，出差人凭借领导同意的纸质借款单，办理借支差旅费，预借款项不得超过客户接待及拜访计划汇总表的批准金额。

3)  相关费用在规定限额内凭票报销。

3.1.2 交通费标准

1)  出差人员乘坐交通工具等级标准：飞机经济舱、普通火车 (除软卧外)、高铁二等座、 轮船三等舱位按实报销。

2)  出差人员乘坐飞机应从严控制，因路途较远或任务紧急需乘坐飞机的，需在微信群中注明乘坐飞机及相关费用，报院长批准，否则只能报销软卧以下 的火车票价或汽车票价。

3.1.3 交通费补贴

出差人员凭票实报实销，私车公用的油费补贴1元/公里（崇福镇除外），凡使用研究院车辆出差的不享受交通费补贴。

特定地区私车公用补贴如表格：

3.1.4 误餐补贴

  出差区域在嘉兴市外，一天内回不了公司，给与100元/人/天（早餐20元，中餐40元，晚餐40元））；在嘉兴市内、桐乡市周边区域出差，一天内可以来回的，给与40元/人/天；接待单位招待用餐的，不享受接待当天的伙食补助费。

3.1.5 住宿费标准

1)  出差人员由接待单位免费接待或住宿亲友家 (包括出差人员到家庭所在地出差) ，一律不得报销住宿费 (住宿费报销时应有住宿发票，嘉兴市内或者周边，交通方便无需住宿时，不得住宿。若因工作需要住宿的，应经上级领导同意)

2)  出差 1 天以上，住宿费与交通费补贴、误餐补贴合并计算，标准是500元/人/天，出差人员应凭票报销。

4)  两人出差同一地点共用房间的，报销标准按两人合计的标准的70%计算。

5)  研究院安排到省内外考察的人员，可按主办单位的安排凭票报销住宿费；如果主办单位已把住宿费含在其他费用发票内，凭发票报销。

3.1.6 学习、培训：

研究院安排到外地学习、培训的人员，若会务费、培训费中已含伙食费、住宿费的，不得报销伙食补助费和住宿费，按会务费、培训费发票据实报销；若会务费、培训费中不含伙食费、住宿费的，按以下标准执行：

1)  学习、培训期间每人每天伙食补助费按出差人员伙食补助；

2)  学习培训期间不发市内交通费；

3)  住宿费按主办单位指定地点的住宿标准据实报销。

3.1.7 出差人员到财务报销费用时需同时提交领导同意出差的凭证，到外地考察、学习、 培训的，向财务报销费用时同时提交相关文件或培训通知。

3.1.8公杂费

公杂费按照80元/人.天包干执行。由单位统一派车出行的公杂费减半。已享受会议、培训伙食、住宿的，期间不得报销公杂费。

3.1.9 其他规定

1)  工作人员趁出差期间探亲、访友的绕道车船费，按出差直线单程车船票计算报销， 多开支部分由个人负担，并不得报销探亲、访友当天的伙食补助、住宿费和市内交通费。

2)  工作人员利用出差机会，因游览或非工作需要参观的一切费用由个人自理。

3)  出差人员不准接受任何方式用公款进行的请客、送礼、游览等安排。

 4)  研究院组织召开的会议，应事先做出会议预算，按照严格办事、勤俭办事的原则，报领导审批后实施。

5)  鉴于出差人员已享受了伙食补助费，在出差期间不得再另外报销餐费；出差人员若受单位领导指派陪同客人出差又据实报销了餐费的，所有陪同人员不得再另外报销伙食补助费。

3.2  业务招待费

3.2.1 原则

1)  事前报告、统一安排；招待前应在微信群里报备，并经有权审批人批准； 如遇事情紧急，应口头请示。

2)  严禁私客公待。所有招待费支出必须是因公性质，否则财务部门一律不予报销。

3)  所有开支必须取得合法凭证，据实报销，费用必须控制在预算范围内，否则不予 报销。

3.2.2 招待审批权限

A 等接待：重要客户、重要供应商、投资商、银行重要人员、学术咨询人员、政府部门重要人员。

B 等接待：一般客户、一般供应商、服务商、银行一般人员、政府部门一般人员。

以上接待标准中，需要院长审批的，是A等接待，其他是B等接待。

A 等接待的人员也可用B等接待标准进行接待，但B等接待人员需要以A等接待标准进行接待时，需要院长特批。 

对外接待，住宿招待原则上安排标准间，二人一间，根据招待单位和人员的级别，分为二个级别：

重要领导或客户， ≤350 元/间/天； 一般领导或客户， ≤200 元/间/天。

3.3  会务费

3.3.1 如举办大型会议、庆典前应由经办部门提供会议费用预算报告，经批准后下发会议通知， 会议通知内容包含会议时间、地点、出席人员、会议内容、 目的等。

3.3.2 报销会务费用时，需提供已审批办理的签报件及会议费用预算报告及会议通知。

3.3.3 参加外部会议的，报销时应提供经有权审批人批准同意参会的会议通知及会务费发票。

4   报销流程

差旅费、招待费和会务费等报销，应在出差、接待和会议结束后10工作日内，填写相关的单据，附完整合法的原始凭证，并经副院长审核、审批完后予以报销。

5  考核管理规定

5.1  在报销过程中，审核发现报销人票据中有弄虚作假情况的，给予500元乐捐处罚；如发现再犯的，给予1000元乐捐处罚。并由行政人事记入员工档案；

5.2  财务部事后检查发现虚假报销的，应追回虚假报销金额，给予审核责任人和报销人共500元（按责任人承担30%、报销人承担70%）乐捐处罚，并由行政人事记入虚假报销员工的档案；

5.3  如果经过抽查，发现有弄虚作假情况，或审核发现员工在票据中有弄虚作假情况，则该次 发生费用不予报销，并对当事人予以处罚，情节严重的，公司将追究其相关法律责任。